Octopus Document AI: gestión documental con inteligencia artificial
Octopus Document es una plataforma de gestión documental con inteligencia artificial que lee, clasifica y analiza PQRS, derechos de petición y otros documentos para generar respuestas sugeridas listas para revisión humana.
- Procesamiento de PDFs, imágenes y documentos escaneados
- OCR, extracción de datos y clasificación automática
- Borradores de respuesta basados en el contenido del caso
- Seguimiento del estado y evidencia del proceso
Qué resuelve Octopus Document
Comprende
- el contenido del documento, la intención de la solicitud y los datos que el equipo necesita para estudiar el caso.
Acelera
- la lectura, clasificación y redacción inicial de respuestas sin eliminar la revisión profesional.
Controla
- el avance de cada solicitud con estados, responsables y evidencia para seguimiento operativo.
Octopus Document en una frase
- Comprende: el contenido del documento, la intención de la solicitud y los datos que el equipo necesita para estudiar el caso.
- Acelera: la lectura, clasificación y redacción inicial de respuestas sin eliminar la revisión profesional.
- Controla: el avance de cada solicitud con estados, responsables y evidencia para seguimiento operativo.
De un documento recibido a un caso listo para revisar
Octopus Document convierte PDFs, imágenes y archivos escaneados en información estructurada. Identifica el tipo de solicitud, extrae datos relevantes y presenta el contexto necesario para que el equipo no tenga que comenzar desde cero.
- OCR para recuperar texto de documentos escaneados.
- Clasificación según categorías definidas por la organización.
- Resumen del caso, intención, fechas, datos y anexos relevantes.
¿Por qué implementar Octopus Document?
La plataforma concentra el trabajo repetitivo de lectura y organización para que los equipos dediquen más tiempo a validar, decidir y responder con claridad.
Menor carga manual
- Reduce lectura repetitiva y transcripción de datos.
- Organiza la información relevante de cada caso.
- Permite atender mayores volúmenes con el mismo equipo.
Respuestas consistentes
- Propone borradores con una estructura definida.
- Facilita la revisión jurídica o administrativa.
- Ayuda a mantener criterios comunes entre casos similares.
Trazabilidad operativa
- Registra el estado de cada documento o solicitud.
- Facilita seguimiento, control interno y auditoría.
- Conserva el contexto utilizado durante la gestión.
Capacidades de la plataforma
Recepción documental
- Carga individual o por lotes.
- PDFs, imágenes y documentos escaneados.
- Anexos asociados al caso.
OCR y extracción
- Conversión de imágenes en texto procesable.
- Identificación de fechas, personas y asuntos.
- Datos estructurados para revisión.
Clasificación automática
- PQRS, peticiones, quejas y reclamos.
- Derechos de petición y requerimientos.
- Categorías configuradas por la organización.
Análisis del caso
- Identificación de la intención principal.
- Resumen de contenido y contexto.
- Priorización de información relevante.
Respuesta sugerida
- Borrador inicial estructurado.
- Contexto y argumentos para revisión.
- Ajuste y aprobación por el responsable.
Seguimiento
- Estados y responsables del proceso.
- Evidencias de análisis y revisión.
- Visibilidad del avance de cada solicitud.
La IA propone; el equipo responsable conserva la decisión
La respuesta generada funciona como un borrador estructurado. El área jurídica, administrativa o de atención revisa, ajusta y aprueba antes del envío, manteniendo control sobre el proceso.
- Estados de recibido, procesado, revisión, aprobación y respuesta.
- Evidencia del análisis y de las decisiones realizadas.
- Criterio humano en los puntos que requieren validación profesional.
¿Cómo funciona Octopus Document?
1. Recibir
- La organización carga el documento, los anexos y los datos disponibles del caso de forma individual o por lotes y/o se conecta de sus sistema de gestion documental
2. Comprender
- OCR e inteligencia artificial extraen el contenido, identifican la intención y clasifican la solicitud.
3. Proponer
- La plataforma organiza el contexto y genera una respuesta sugerida según el tipo de caso y las reglas definidas.
4. Revisar y cerrar
- El equipo responsable valida, ajusta y aprueba la respuesta mientras el sistema conserva la trazabilidad.
¿Para quién está diseñado?
Entidades públicas
- Alcaldías, gobernaciones, secretarías y entidades que gestionan solicitudes ciudadanas.
Equipos jurídicos
- Áreas que revisan derechos de petición, requerimientos y comunicaciones con plazos definidos.
Atención al cliente
- Equipos que reciben reclamaciones o solicitudes complejas en formato documental.
Operaciones documentales
- Organizaciones con grandes volúmenes de archivos que requieren lectura, clasificación y seguimiento.
Octopus Document no reemplaza el criterio profesional: prepara el caso para que las personas responsables puedan revisar y responder con mayor agilidad.
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Conoce Octopus Document en acción
Cuéntanos qué documentos gestiona tu organización, cuántos casos recibe y cómo es hoy el flujo de revisión. Prepararemos una demostración enfocada en tu operación.
Preguntas frecuentes
Es una plataforma de gestión documental con inteligencia artificial que procesa, clasifica y analiza documentos para proponer respuestas que después valida el equipo responsable.
Puede trabajar con PQRS, derechos de petición, solicitudes, PDFs, imágenes, documentos escaneados y anexos asociados al caso.
No. La plataforma genera una respuesta sugerida. La revisión, el ajuste y la aprobación final permanecen en manos del equipo autorizado.
El OCR recupera texto de imágenes y documentos escaneados para que la plataforma pueda extraer datos, clasificar el caso y analizarlo.
Sí. Puede apoyar flujos individuales o por lotes, reduciendo tareas repetitivas de lectura, clasificación y preparación de respuestas.
Es recomendable definir tipos documentales, categorías, responsables, reglas de revisión, estados y criterios que debe seguir cada proceso.
